Door-organiseren en door-ontwikkelen
ICT ontwikkelingen
Het programma Digitale Transformatie richt zich niet alleen op de ontwikkeling en de inrichting van ICT-voorzieningen, processen en systemen, maar ook op de ontwikkeling van de organisatie en medewerkers om de dienstverlening te optimaliseren.
Het afgelopen jaar zijn meer dan 150 processen, producten en diensten gedigitaliseerd. Hiermee is het programma Digitale Transformatie ten einde gekomen en is de digitalisatie van processen goed geborgd binnen onze organisatie.
In 2024 zetten we in op verdere ontwikkeling van de digitale vaardigheden van medewerkers en breiden we het aantal klantprocessen verder uit. Ook het aanbod van producten en diensten in het Engels wordt verder uitgebreid.
Management- en stuurinformatie is een belangrijk instrument om adequaat te kunnen sturen op resultaat. De digitale inrichting helpt ons hierbij. Het verder optimaliseren van het datamanagement, waaronder de datakwaliteit en het beveiligen van informatie, is de komende tijd een belangrijk aandachtspunt. Hiervoor stellen we dit jaar een visie op over data governance waarin uitgangspunten over datakwaliteit, data ethiek en algoritmen worden opgenomen.
Om beter digitaal te kunnen (samen)werken bieden we de medewerkers een nieuw platform voor samenwerken, documentopslag en archivering aan. Deze nieuwe digitale samenwerkingsomgeving wordt dit jaar en volgend jaar uitgerold binnen de ambtelijke organisatie en het bestuur. Hierbij kijken we naar laagdrempeligheid en bieden we trainingen aan medewerkers.
We richten ons in 2024 ook op de I(CT) onderdelen bij de voorbereiding en implementatie van nieuwe wet- en regelgeving, die inmiddels door de VNG ‘informatie wetten’ worden genoemd. Dit zijn meerjarige projecten waaronder de Omgevingswet (Ow), de Wet kwaliteitsborging bouwen (Wkb), de Wet open overheid (Woo), de Wet modernisering bestuurlijk elektronisch verkeer (Wmebv), de Wet digitale overheid (Wdo) en de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who).
In 2024 krijgt een aantal grote I(CT) projecten een vervolg, waaronder de voorbereiding van de vervanging van het zaaksysteem en de migratie van applicaties - die nu in het Amstelveens datacenter zijn gesitueerd- naar een cloud omgeving. Hieronder valt een aantal van de grote gemeentelijke informatiesystemen, denk aan Burgerzaken, het Sociaal Domein en Financiën.
Informatiebeveiliging en privacy
De gemeente handelt continu product- en dienstaanvragen af. Hierbij worden op grote schaal (persoons-)gegevens verwerkt. Iedereen moet erop kunnen vertrouwen dat dit zorgvuldig, conform onder andere de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gebeurt. De Data Protection Impact Asessments (DPIA’s) op (nieuwe/gewijzigde) processen en informatiesystemen worden ook in 2024 voortgezet. Daarnaast wordt (gevraagd en ongevraagd) geadviseerd over allerhande privacyvraagstukken. Deze processen zijn zodanig ingericht dat de privacywetgeving ten aanzien van de werkprocessen goed geborgd is binnen de AA-organisatie.
Vanwege complexiteit en de breedte van de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) wordt een risico-inventarisatie uitgevoerd, een actieplan informatiebeveiliging en privacy vastgesteld en wordt het informatiebeveiligingsbeleid getoetst.
Om de kans op digitale aanvallen te verkleinen nemen we tevens technische maatregelen door het inzetten van onder andere antivirussoftware, een firewall en door het analyseren van securitymeldingen via het Security Information & Event Management systeem (SIEM). Het veilig houden van het netwerk en de ICT-systemen, vanwege de grote afhankelijkheid van digitale informatie in combinatie met de vele dreigingen, vraagt hierdoor structureel de aandacht van de organisatie.
Daarnaast is een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden het verhogen van de bewustwording en kennis op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. Door middel van onder andere bewustwordingscampagnes worden medewerkers getraind om hier alert op te zijn en te blijven.
HRM eigentijds werkgeverschap
Aantrekkelijk werkgeverschap vraagt om een eigentijdse benadering van de arbeidsmarkt, die ervoor zorgt dat medewerkers graag bij ons willen (blijven) werken. We zetten daarom vol in op het ondersteunen van medewerkers bij werkgeluk & vitaliteit en leren & ontwikkelen.
Het blijvend investeren in het aantrekken en behouden van talentvolle medewerkers in deze tijd van krapte vraagt om modern werkgeverschap met een aantrekkelijk belonings- en arbeidsvoorwaardenbeleid dat persoonlijke wensen van de medewerker en de bedrijfsvoering ondersteunt. Talentontwikkeling krijgt hiermee een steeds prominentere rol binnen onze organisatie.
Bij een diverse en inclusieve stad hoort ook een inclusieve organisatie die een afspiegeling is van de Amstelveense inwoners. Een organisatie waar alle medewerkers gelijke kansen krijgen voor ontplooiing, ontwikkeling en doorstroming. Om hier blijvend aandacht aan te geven, zijn onlangs twee medewerkers als aanjager aangesteld met als doel om de organisatie te spiegelen, het doen van voorstellen en het ontplooien van initiatieven.
Arbeidsmarkt en inhuur
De arbeidsmarktkrapte blijft naar verwachting aanhouden. Het aantal actief werkzoekenden daalt. Dit vraagt om een actieve benadering van latent werkzoekenden. Bij openstaande vacatures wordt actief in de markt gezocht naar geschikte kandidaten. Deze werkwijze is tijdintensief en tegelijkertijd ook erg effectief.
De focus ligt op het aantrekken van inwoners van de eigen of direct omliggende gemeenten. Medewerkers uit de eigen regio heeft diverse voordelen: minder reistijd en reisbewegingen en zorgt voor (nog) meer binding met het werk.
Daarnaast investeren wij in jong talent door het aanbieden van traineeships en investeren we in goed contact met studenten in onze regio. Om de gewenste doelgroep te bereiken is juiste toepassing van arbeidsmarktcommunicatie essentieel. Zo zal de organisatie ook in 2024 een banenmarkt organiseren en wordt Amstelveen middels campagnes onder de aandacht gebracht als aantrekkelijk werkgever.
Vitaliteit en verzuim
De laatste jaren is het verzuim in Nederland hoog. Gezamenlijke inspanning van de organisatie en de arbodienst om het verzuim binnen de eigen organisatie terug te brengen, heeft zijn vruchten afgeworpen. Een licht dalende trend is zichtbaar, waarmee positief wordt afgeweken van de landelijke trend. Om deze daling in stand te houden is een casemanager verzuim in dienst genomen, wordt de jaarlijkse Vitaliteitsweek georganiseerd en worden medewerkers gestimuleerd om ook zelf de regie te pakken in het voorkomen van uitval.
Huisvesting
Na een geslaagde afronding van het project Modernisering Raadhuis, dat inmiddels een voorbeeld is voor vele collega gemeenten en andere overheden, is in 2023 de vernieuwde publiekshal inclusief de beveiligingsloge opgeleverd. De receptie- en twee publieksbalies zijn rolstoeltoegankelijk gemaakt.
Met de realisatie van de toegangspoortjes in de centrale hal en de vernieuwing van het pasjessysteem, zijn de laatste veiligheidseisen in acht genomen.
De vernieuwing van gevelbekleding zal in 2023 worden afgerond. De vloer van de parkeergarage is vernieuwd en versterkt en bij de inrichting is veel aandacht besteed aan het faciliteren van duurzame mobiliteit, dat zich kenmerkt door het bieden van nog meer ruimte voor (elektrische) fietsen en elektrische dienstvoertuigen.
Met de opgedane ervaring en kennis zal voor 2024 het Werkplein worden verduurzaamd en meer gastvrij gemaakt worden voor onze klanten. Ook het werkgedeelte achter het Werkplein inclusief de koffietuin wordt aangepast aan de eisen van deze tijd. De entree(pui) zal als sluitstuk van de modernisering van het publieksgedeelte een metamorfose ondergaan.
Het moderniseren van de werkomgeving heeft een positief effect op aantrekkelijk werkgeverschap. Het inzetten van de verschillende ruimten in het raadhuis voor events is succesvol en leidt ertoe dat veel activiteiten, die voorheen buiten de deur plaatsvonden, nu in het raadhuis hun weg vinden. Mede om die reden wordt in 2024 ook het bedrijfsrestaurant en uitgiftepunt heringericht zodat bij interne evenementen het restaurant hier nog beter in kan faciliteren.
Komend jaar staat er voor Zorgvlied ook een aantal verbouwingswerkzaamheden op de rol. In de kantoorvilla worden de werkplekken en lunchgelegenheid vernieuwd en toiletuitbreiding gerealiseerd.
Grip op de financiën
De financiële stromen binnen de gemeente zijn soms complex, waarbij fiscaliteit een lastige maar belangrijke factor is. Door integraal en aan de voorkant van nieuwe ontwikkelingen samen te werken, worden bij complexe vraagstukken eventuele fiscale consequenties tijdig overzien en opgepakt.
De digitalisering van zowel de inkomende als de uitgaande facturering wordt steeds meer een vanzelfsprekendheid. Eind 2023 wordt de verplichte vermelding van verplichtingnummers en routecodes op inkoopfacturen definitief ingevoerd, wat uiteindelijk in 2024 een gunstig effect op de doorlooptijd en daarmee de betaaltermijnen als uitkomst zal hebben.