ICT
Automatisering
Via Asset & Configuratie Management staat de software- en hardware catalogus (beide in ‘TopDesk’ ondergebracht) beschreven. Het doel van Asset & Configuratie management is een volledig, actueel en betrouwbaar overzicht te hebben van de IT-infrastructuur. Dat houdt in dat in het proces het overzicht met regelmaat wordt gecontroleerd en geactualiseerd.
De IT-assets en zogenaamde ‘configuratie items’ (componenten die deel uitmaken van of direct gerelateerd zijn aan de IT-infrastructuur) worden op de volgende plekken geregistreerd:
- in de CMDB, dit staat voor Configuratie Management Database (in TopDesk ondergebracht),
- in de GEMMA Softwarecatalogus (van de VNG) en
- in het softwareoverzicht dat wordt beheerd door de configuratiemanager.
Het gaat hierbij om die assets en configuratie items die bij de afdeling A&I zijn ondergebracht en betreft alleen de assets en configuratie items die in gebruik zijn en boekwaarde hebben.
De IT-assets en configuratie items – ‘het kapitaalgoed’ – bestaan uit drie onderdelen:
- de hardware (servers, kabels, beeldschermen, laptops, mobiele telefoons e.d.),
- de systeemsoftware (besturingssystemen, virtualisatie software, monitoringssoftware, beheer-software, antivirussoftware e.d.) en
- de toepassingssoftware (waaronder vallen Suite4SociaalDomein, Key2Burgerzaken en andere werkproces-ondersteuning).
Per onderdeel wordt hierna achtereenvolgens ingegaan op de beheerplannen, eventueel achterstallig onderhoud en mogelijke risico’s.
Bestaande beheerplannen/looptijd
Hardware
Voor de hardware is een beheerplan beschikbaar: ‘Overzicht Incidentele en structurele budgetten voor aanschaf en instandhouding ICT-hardware’. Dit overzicht bevat een meerjarenplanning voor 5 jaar en wordt jaarlijks geactualiseerd. Een herijking van de budgetten vindt in 2024 plaats.
Systeemsoftware
Voor alle softwarecomponenten geldt dat deze zijn geregistreerd (zie hierboven CMDB, GEMMA softwarecatalogus en softwareoverzicht) en worden bijgehouden door de hiervoor aangestelde configuratiemanager.
Toepassingssoftware
Voor de toepassingssoftware – de software die de organisatie nodig heeft om zijn maatschappelijke taken te kunnen uitvoeren – geldt hetzelfde als voor de systeemsoftware: deze zijn geregistreerd (zie hierboven CMDB, GEMMA softwarecatalogus en softwareoverzicht) en worden bijgehouden door de hiervoor aangestelde configuratiemanager. De keuze voor de toepassingssoftware ligt bij de vakafdelingen, omdat zij verantwoordelijk zijn voor hun werkprocessen.
Is er sprake van mogelijk achterstallig onderhoud?
Hardware
In 2018 is gestart met het zogenoemde ideaal complex voor de vervanging van hardware. Het in 2018 geconstateerde achterstallige onderhoud is meegenomen in de meerjarenplanning. De begroting is hier vanaf 2019 op aangepast.
Systeemsoftware
Voor de systeemsoftware geldt dat er in het recente verleden sprake was van achterstallig onderhoud, maar dat is inmiddels helemaal weggewerkt. Het bijhouden van alle benodigde upgrades is belegd bij de teamleider Applicatiebeheer en teamleider ICT infra.
In de begroting A&I is budget gereserveerd waarmee benodigde upgrades en onderhoudswerkzaamheden kunnen worden bekostigd. Daarmee is geborgd dat er geen sprake meer kan zijn van achterstallig onderhoud.
Toepassingssoftware
De budgetten voor toepassingssoftware zijn ondergebracht bij de afdeling A&I. Hiervoor geldt dat de budgetten voor upgrades en onderhoudswerkzaamheden van de huidige software is opgenomen in de A&I begroting. Indien geheel nieuwe software moet worden aangeschaft voor een nieuw werkproces of omdat oude software moet worden vervangen, leidt dit tot hogere kosten. Als dit aan de orde is, worden extra financiële middelen aangevraagd via de reguliere P&C cyclus of instrumenten.
Regelmatig leiden innovaties en nieuwe wet- en regelgeving tot noodzakelijke aanpassingen in software die niet uit het beschikbare budget kunnen worden bekostigd. Voor een deel van onze softwarepakketten is daarom een zogenaamde 'software assurance' afgesloten waarmee deze aanpassingen in de jaarlijkse kosten zijn meegenomen. Als deze extra vervangingskosten onverhoopt optreden voor een van de pakketten waar geen 'software assurance' voor is afgesloten, dan worden extra financiële middelen aangevraagd via de reguliere P&C cyclus of instrumenten.